Kadry i płace
Dokumentacja pracownicza
[ część 1 ]
Dokumenty kadrowe przy zatrudnieniu pracownika
Zatrudnienie pracownika wiąże się z koniecznością sporządzenia i zarchiwizowania szeregu dokumentów. Każdy etap zatrudnienia od rekrutacji, po rozwiązanie stosunku pracy wymaga od pracodawcy skompletowania sporej liczby dokumentów. Część z nich jest sporządzana przez zatrudniającego, inne należy pozyskać bezpośrednio od pracownika lub kandydata na pracownika.
Przygotowaliśmy dla Państwa cykl artykułów „Kadry i płace” – dokumentacja pracownicza, aby jak najbardziej przybliżyć Państwu kwestię dokumentacji pracowniczej i ułatwić tworzenie jej w przyszłości.
Informacje zawarte w poniższym artykule są przydatne przede wszystkim dla tych z Państwa, którzy zdecydowali się na prowadzenie spraw kadrowych swoich pracowników we własnym zakresie. Świadcząc dla Państwa kompleksowe usługi kadrowo-płacowe przygotowujemy dla Państwa dokumentację pracowniczą niezbędną dla każdego etapu zatrudnienia pracownika. Więcej informacji odnośnie usług kadrowo-placowych świadczonych przez biuro rachunkowe DD Tax znajdziecie Państwo na naszej stronie internetowej w zakładce Kadry i Płace
Rekrutacja – CV, kwestionariusz kandydata do pracy
Na etapie rekrutacji pracownika niezbędne jest zebranie o kandydacie informacji umożliwiających określenie jego kompetencji i predyspozycji do wykonywania pracy na konkretnym stanowisku. Podstawowym źródłem powyższych informacji jest złożone przez kandydata CV. Nic nie stoi również na przeszkodzie, aby poprosić kandydatów o wypełnienie kwestionariusza kandydata do pracy. Nie jest to dokument obligatoryjny, zastosowanie go zależy od woli pracodawcy. Kwestionariusz możemy przygotować samodzielnie, pamiętajmy jednak, aby dane uzyskane na podstawie takiego kwestionariusza nie wykraczały poza obręb informacji, jakie wolno nam od kandydata pozyskać. Zachęcamy do skorzystania ze wzoru kwestionariusza udostępnionego przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.
Rekrutacja – świadectwa pracy, świadectwa szkolne, certyfikaty itp.
Na tym etapie możemy poprosić kandydatów do pracy o przedłożenie kopii świadectw szkolnych, świadectw pracy, certyfikatów potwierdzających ukończenie przez kandydata kursów i szkoleń. Nie jest to obligatoryjne, ale dopuszczalne jeśli potwierdzenie kwalifikacji pracownika jest istotne dla podjęcia przez Państwa decyzji o zatrudnieniu. Pamiętajmy, że kandydat nie ma obowiązku przedłożenia wspomnianych dokumentów. Zachęcamy jednak, aby weryfikować dane o wykształceniu i przebiegu kariery zawodowej zanim zdecydujemy się na przyjęcie nowego pracownika. Weryfikacja może odbyć się także bez kopiowania powyższych dokumentów, np. poprzez ich przejrzenie przez osobę rekrutującą w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej.
Rekrutacja – zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Pracodawca jako administrator danych osobowych powinien spełnić wobec każdego kandydata obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO. Obowiązek informacyjny ciąży na nas każdorazowo, gdy pobierane są jakiekolwiek dane osobowe. Klauzula informacyjna powinna być udostępniona kandydatom możliwie jak najszybciej. Najlepiej jest zawrzeć ją już w ogłoszeniu o pracę lub zamieścić w ogłoszeniu link przekierowujący do treści klauzuli znajdującej się np. na stronie internetowej pracodawcy. Klauzula informacyjna może zostać przekazana mailowo w odpowiedzi na otrzymaną aplikację, najpóźniej jednak powinna zostać przekazana w formie papierowej przed rozpoczęciem rozmowy kwalifikacyjnej.
Jeżeli CV kandydata nie zawiera danych wrażliwych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO (np. informacja o chorobie, stopniu niepełnosprawności), to nie należy wymagać od kandydatów składania oświadczenia ze zgodą na uczestnictwo w danej rekrutacji. Domniemywa się, że kandydat przesyłając dokumenty aplikacyjne wyraża zgodę na przetwarzanie jego danych w procesie tej rekrutacji.
Uzyskanie zgody kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych będzie konieczne, jeżeli kandydat przekazuje nam dane wrażliwe, lub chce aby jego podanie było brane pod uwagę w przyszłych rekrutacjach przeprowadzanych przez naszą firmę.
Przed zatrudnieniem – skierowanie na badania lekarskie, orzeczenie lekarskie
Zanim zatrudnimy pracownika wytypowanego do zatrudnienia na etapie rekrutacji konieczne jest skierowanie go na wstępne badania medycyny pracy. Wypełniamy dla niego skierowanie na badania wstępne.
Wzór skierowania:
Do wypełnia skierowania potrzebne będą informacje dotyczące imienia, nazwiska, miejsca zamieszkania oraz daty urodzenia kandydata do pracy. Do wypełnienia skierowania na badania wstępne nie potrzebujemy numeru PESEL kandydata, do tego skierowania wystarczy data urodzenia.
Pod pewnymi warunkami kierowanie kandydata na badania wstępne nie będzie konieczne. Wystąpi to między innymi wtedy, gdy spełnione są warunki do uznania skierowania od poprzedniego pracodawcy wraz z uzyskanym na jego podstawie orzeczeniem. Kwestię tą jednak na potrzeby niniejszego artykułu pomijamy.
Kandydat na podstawie otrzymanego skierowania udaję się na badania do lekarza medycyny pracy i otrzymuje od niego orzeczenie lekarskie. Lekarz wystawia orzeczenie w dwóch egzemplarzach, po jednym dla osoby badanej i pracodawcy. Orzeczenie lekarskie może stwierdzać:
- brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku lub
- istnienie przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na określonym stanowisku – w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie.
Zapoznajmy się z treścią orzeczenia i upewnijmy się, że nie ma przeciwwskazań aby wybrany przez Państwa kandydat podjął pracę na planowanym stanowisku. Jeżeli nawiążemy z kandydatem stosunek pracy, to wstępne orzeczenie lekarskie podlega wpięciu do akt osobowych w części A.
Zatrudnienie – umowa o pracę, karta szkolenia wstępnego BHP, kwestionariusz osobowy pracownika
Zanim nowy pracownik zostanie dopuszczony do pracy konieczne jest dostarczenie mu umowy o pracę. W niniejszym artykule nie będziemy poruszać szczegółowo kwestii treści umowy o pracę, postaramy się aby temat ten zagościł na łamach naszego bloga w możliwie szybkim czasie.
Zanim nasz nowy pracownik podejmie pracę musi odbyć szkolenie wstępne BHP, co potwierdza podpisem na karcie szkolenia wstępnego BHP. Zarówno umowa o pracę, jak i karta szkolenia wstępnego stanowi część akt osobowych pracownika, którą przechowujemy w części B.
Pracownik powinien także wypełnić kwestionariusz osobowy pracownika.
Zatrudnienie – informacja o warunkach zatrudnienia, przetwarzaniu danych osobowych, monitoringu
Każdy pracownik powinien otrzymać informację o warunkach zatrudnienia. Zakres informacji jest różny w zależności od tego, czy u pracodawcy funkcjonuje regulamin pracy. Na dostarczenie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia pracodawca ma 7 dni od podpisania umowy o pracę. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby informacja została przekazana nowemu pracownikowi wraz z umową o pracę, do czego zachęcamy.
Pracownik powinien zostać poinformowany o sposobie przetwarzania jego danych osobowych oraz o administratorze jego danych osobowych. Pracownik powinien wyrazić zgodę na przetwarzanie tych danych.
Pracodawca, w którego zakładzie pracy zamontowany jest monitoring powinien poinformować o tym fakcie pracownika.
Zatrudnienie – umowa o zakazie konkurencji
Kodeks Pracy reguluje zakaz konkurencji, zgodnie z którym pracownik nie może prowadzić działalności konkurencyjnej wobec swojego pracodawcy. Aby zakaz konkurencji obowiązywał pracodawca powinien podpisać z pracownikiem umowę o zakazie konkurencji.
Zatrudnienie – oświadczenia pracownika
Dokumentacja pracownicza składa się w dużej części z oświadczeń pracownika. Część z nich jest obligatoryjna, część jest obowiązkowa tylko w przypadku zaistnienia konkretnych warunków, a inne wynikają z woli pracodawcy. Pracownik może składać oświadczenia na różnych etapach zatrudnienia. Poniżej przedstawiamy oświadczenia najczęściej występujące na początkowym etapie zatrudniania pracownika.
Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy
Pracodawcy, u których funkcjonuje regulamin pracy powinni uzyskać od nowego pracownika pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu. Jeśli regulamin pracy obowiązuje w Państwa firmie, to obowiązkowo musimy zapoznać nowego pracownika z jego treścią i uzyskać pisemne oświadczenie pracownika.
Oświadczenie o zapoznaniu z obowiązkiem zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa
Pracownik ma obowiązek do zachowania lojalności wobec pracodawcy i nie podejmowania działań, które mogłyby pracodawcy zaszkodzić. Zachowanie tajemnicy służbowej należy do podstawowych obowiązków pracowniczych.
Oświadczenie w sprawie korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem
Kodeks Pracy przewiduje szereg uprawnień dla rodziców podejmujących pracę w ramach umowy o pracę. Pracownik może złożyć oświadczenie o zamiarze korzystania z tych uprawnień, lub rezygnacji z nich w dowolnym momencie, zwykle jednak oświadczenie takie składane jest przez pracownika na początku zatrudnienia.
Oświadczenie o wypłacie wynagrodzenia gotówką
Co do zasady wynagrodzenie powinno być wypłacane pracownikowi na wskazany przez niego numer rachunku bankowego. Istnieją jednak sytuacje, gdy pracownik decyduje się na otrzymywanie wynagrodzenia w gotówce. Aby wynagrodzenie mogło być wypłacone w takiej formie konieczne jest posiadanie pisemnego oświadczenia pracownika w tej sprawie.
Mamy nadzieję, że powyższy artykuł przybliżył Państwu stosunkowo złożone zagadnienie z zakresu kadry i płace, jakim jest kompletowanie dokumentacji pracowniczej. W najbliższym czasie na łamach naszego bloga pojawią się kolejne artykuły dotyczące dokumentacji pracowniczej kompletowanej w trakcie trwania stosunku pracy i na zakończenie współpracy z pracownikiem.
Tych z Państwa, których sprawy zawodowe związane z prowadzoną działalnością nie dają wystarczającej ilości czasu na zajmowanie się sprawami kadrowo-placowymi zapraszamy do współpracy z biurem rachunkowym DD Tax.
Zachęcamy do odwiedzenia strony głównej Bloga naszego biura rachunkowego, na której znajdą Państwo wiele innych pomocnych artykułów i poradników dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, księgowości, oraz kadr i płac.
Jeżeli treść artykułu okazała się być pomocna i chcielibyście Państwo zobaczyć ich więcej w przyszłości to zachęcamy do polubienia naszej strony na Facebook’u i pozostawienie kilku słów komentarza.
