Księgowość i podatki
Kontrola dokumentów przekazywanych do biura rachunkowego
Faktura VAT
Kontrola merytoryczna
Dokumenty przekazywane do biura rachunkowego powinny być przez Państwa sprawdzone pod względem merytorycznym. Co to oznacza?
Kontrola merytoryczna oznacza sprawdzenie dokumentu księgowego pod kątem zgodności jego treści z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje. Kontrola ta obejmuje następujące czynności:
- Ustalenie, czy udokumentowana operacja gospodarcza była celowa z punktu widzenia przedsiębiorstwa – czy dokumentuje transakcję, która rzeczywiście się odbyła, a jej stroną było nasze przedsiębiorstwo;
- Upewnijmy się, że na fakturze zawarto prawidłowe dane naszego przedsiębiorstwa, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowości nazwy i numeru NIP;
- Sprawdzenie opisu / nazwy nabywanego towaru bądź usługi pod kątem jego jasności i jednoznaczności – jeżeli nazwa nie wskazuje jednoznacznie na to, co było przedmiotem transakcji konieczne jest dodanie do dokumentu krótkiej informacji objaśniającej;
- Sprawdzenie zgodności ceny z ustaloną w umowie / zamówieniu;
- Sprawdzenie zgodności ilości nabytych towarów / usług ze stanem faktycznym;
- Sprawdzenie, czy na dokumencie podana została właściwa metoda płatności i termin płatności;
Kontrola merytoryczna – kto ją przeprowadza
Dokumenty pod kątem merytorycznym powinny być skontrolowane przez kierownika jednostki lub osobę przez niego wyznaczoną. Najlepiej, żeby dokumenty kontrolowane były przez osoby, które odpowiadają za wykonanie danego zadania.
Kontrola merytoryczna – wykrycie błędu
Wstępną kontrolę merytoryczną najlepiej przeprowadzić zaraz po otrzymaniu faktury. Wtedy najłatwiej wyegzekwować od sprzedawcy poprawienie ewentualnych błędów, np. w zakresie ceny, ilości towaru czy też metody i terminu płatności. W takiej sytuacji sprzedawca wystawi nam korektę faktury, którą koniecznie trzeba przekazać do biura rachunkowego wraz z fakturą pierwotną.
Jeśli błąd dotyczy naszej nazwy lub nieprawidłowości w numerze NIP powinniśmy wystawić notę korygującą. Nota powinna zostać podpisana przez nas oraz sprzedającego i dołączona do faktury.
Informację o wykrytych błędach najlepiej krótko opisać na odwrocie dokumentu i się podpisać. Poniżej przykład takiej informacji:
Przykłady:
Cena towaru niezgodna z ustaleniami. Wystawiono korektę. Jan Kowalski
Błąd w numerze NIP. Załączam podpisaną notę korygującą. Jan Kowalski
Rzetelne przeprowadzenie kontroli merytorycznej dokumentów i opisanie ewentualnych błędów usprawnia proces księgowania Państwa dokumentów oraz oszczędza Państwa czas na wyjaśnianie wątpliwości w późniejszym terminie. Poprawienie błędów przed przekazaniem ich do biura rachunkowego minimalizuje także konieczność korygowania deklaracji, rozliczeń, pliku JPK itp. w przyszłości.
Kontrola formalna
Kontrola formalna dokumentów polega na sprawdzeniu prawidłowości wystawienia dowodu księgowego pod względem jego kompletności i zgodności z obowiązującymi przepisami prawa.
Kontrola formalna – kto ją przeprowadza
Kontrola formalnoprawna przeprowadzana jest głównie przez biuro rachunkowe. Każdorazowo analizujemy Państwa dokumenty w celu sprawdzenia technicznej prawidłowości ich wystawienia i zgodności z przepisami. Na etapie tej kontroli sprawdzane jest, czy faktura zawiera wszystkie niezbędne elementy.
Kontrola formalna – na co zwrócić uwagę
Mimo iż gwarantujemy, że każdy Państwa dokument zostanie przez nas wnikliwie przeanalizowany, to zachęcamy do przeprowadzania takiej kontroli w podstawowym wymiarze we własnym zakresie. Mówiąc o kontroli w podstawowym zakresie mamy na myśli sprawdzenie, czy faktura zawiera podstawowe wymagane dane. Warto również upewnić się, czy posiadana faktura, to oryginał (nie zawiera napisu „KOPIA”)
Elementy faktury, na które warto zwrócić uwagę prezentuje wykonana przez nas poniższa ilustracja.
Wszystkich Państwa, którzy chcieliby szczegółowo zagłębić się w podstawę prawną określającą jakie elementy obowiązkowe powinna zawierać faktura VAT odsyłamy do art. 106e ustawy o VAT.
Kontrola formalna – wykrycie błędu
Jeśli wykryjemy błąd formalny dokumentu konieczne jest jego opisanie i uzyskanie korekty dokumentu od wystawcy. Wykrycie błędu przez pracownika biura rachunkowego w większości przypadków skutkować będzie niezaksięgowaniem dokumentu do czasu otrzymania jego korekty lub w niektórych przypadkach potwierdzonej noty korygującej.
Zachęcamy do odwiedzenia strony głównej Bloga naszego biura rachunkowego, na której znajdą Państwo wiele innych pomocnych artykułów i poradników dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, księgowości, oraz kadr i płac.
Jeżeli treść artykułu okazała się być pomocna i chcielibyście Państwo zobaczyć ich więcej w przyszłości to zachęcamy do polubienia naszej strony na Facebook’u i pozostawienie kilku słów komentarza.
