Kadry i płace
Dokumentacja pracownicza
[ część 2 ]
Akta osobowe i dokumentacja dodatkowa. Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Poniższy artykuł stanowi drugą część cyklu artykułów stworzonych przez zespół pracowników biura rachunkowego DD Tax dotyczących dokumentacji kadrowo-płacowej na każdym etapie zatrudnienia. W poniższym artykule postaramy się przybliżyć Państwu tematykę dokumentacji pracowniczej, jaką pracodawca zobowiązany jest stworzyć, gromadzić i przechowywać na etapie trwania stosunku pracy.
Z czego składa się dokumentacja pracownicza?
Dokumentacja pracownicza składa się z dwóch podstawowych części – akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej. Pracodawca jest zobowiązany prowadzić akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika. Akta osobowe składają się z czterech części oznaczonych symbolami literowymi: A, B, C i D. Dokumenty przechowywane w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym.
Akta osobowe część A
W części A akt osobowych pracownika przechowywane są dokumenty i oświadczenia pracownika związane z jego ubieganiem się o zatrudnienie. W tej części akt osobowych znaleźć możemy dokumenty i oświadczenia szerzej omówione w artykule Kadry i płace – dokumentacja pracownicza (część 1). Dokumenty kadrowe na początku zatrudnienia. W tej części znaleźć powinny się następujące dokumenty:
- CV
- kwestionariusz kandydata do pracy
- dotychczasowe świadectwa pracy
- świadectwa szkole, certyfikaty itp.
- skierowanie na wstępne badania lekarskie
- orzeczenie lekarza medycyny pracy
Akta osobowe część B
W części B akt osobowych pracownika przechowywane są dokumenty i oświadczenia pracownika związane z nawiązaniem i trwaniem stosunku pracy. W tej części akt osobowych znaleźć można między innymi następujące dokumenty:
- umowa o pracę
- kwestionariusz osobowy pracownika
- karta szkolenia wstępnego BHP
- dokumenty potwierdzające odbycie okresowych szkoleń BHP
- skierowanie na badania okresowe i kontrolne
- orzeczenia lekarza medycyny pracy (okresowe i kontrolne)
- dokumenty potwierdzające przyznanie pracownikowi nagrody
- dokumenty i oświadczenia związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego
- dokumenty związane z wypowiedzeniem pracownikowi warunków umowy o pracę
- aneksy umów o pracę
Akta osobowe część C
W części C akt osobowych pracownika przechowywane są dokumenty i oświadczenia pracownika związane z rozwiązaniem stosunku pracy. W tej części akt osobowych znaleźć można między innymi następujące dokumenty:
- wypowiedzenie umowy o pracę
- świadectwo pracy (kopia świadectwa wydanego pracownikowi)
- wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy
- orzeczenia lekarskie wydane po zakończeniu stosunku pracy
- umowa o zakazie konkurencji po zakończeniu stosunku pracy, o ile takowa została z pracownikiem zawarta
Akta osobowe część D
Część D akt osobowych, to część stosunkowo nowa. Jest to część, w której przechowuje się dokumenty i oświadczenia, które na mocy prawa po roku nienagannej pracy powinny zostać trwale i nieodwracalnie usunięte z akt osobowych pracownika.
W tej części akt znajdziemy informację o nałożeniu na pracownika kary porządkowej (nagana, upomnienie).
Forma przechowywania akt osobowych.
Akta osobowe w zależności od decyzji pracodawcy mogą być przechowywane w formie elektronicznej lub papierowej. Ważne jest, aby całość akt osobowych była przechowywana w jednej formie, a więc wszystkie części papierowo, lub wszystkie elektronicznie. Nie jest poprawne przechowywanie np. części A, C i D papierowo, a części B elektronicznie. Niezależnie od formy przechowywania dokumentacji pracodawca zobowiązany jest do przechowywania ich w sposób bezpieczny. Akta osobowe pracowników powinny być zabezpieczone przed zniszczeniem, utratą oraz wpadnięciem w niepowołane ręce. Dostęp do akt osobowych powinny mieć jedynie osoby do tego upoważnione.
Pozostała dokumentacja pracownicza
Poza aktami osobowymi pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dla każdego pracownika osobno pozostałej dokumentacji pracowniczej. Pozostała dokumentacja pracownicza składa się z czterech części:
- Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
- Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
- Kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą
- Karta przydziału środków ochrony indywidualnej pracownika
Pozostała dokumentacja pracownicza jest dokumentacją odrębną od akt osobowych. Nieprawidłowe byłoby przechowywanie dokumentów i oświadczeń przynależnych do pozostałej dokumentacji pracowniczej w aktach osobowych pracownika. DD Tax biuro rachunkowe Brodnica rekomenduje przechowywanie pozostałej dokumentacji pracowniczej w oddzielnej teczce dla każdego pracownika. Dzięki temu mamy pewność, że całość dokumentacji danego pracownika znajduje się w jednym miejscu. Stanowi to duże ułatwienie w sytuacji zaistnienia np. konieczności wydania pracownikowi kopii dokumentacji kadrowo-płacowej lub w momencie niszczenia dokumentacji konkretnego pracownika po upływie wymaganego terminu przechowywania dokumentacji.
Pozostała dokumentacja pracownicza może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. Nie ma przeciwwskazań, aby akta osobowe prowadzić w formie papierowej, a pozostałą dokumentację w formie elektronicznej.
Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy
W tej części dokumentacji przechowujemy dokumenty ewidencjonujące czas pracy pracownika, informujące o liczbie godzin przepracowanych przez pracownika, godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy. Z ewidencji powinno jasno wynikać ile godzin pracownik przepracował w porze nocnej, ile nadgodzin wypracował oraz kiedy i na jakiej podstawie nie świadczył pracy.
W tej części dokumentacji znajdziemy także inne dokumenty związane z czasem pracy między innymi:
- wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych
- wniosek o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy
- dokumenty związane z korzystaniem ze zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem do lat 14
- dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem terminu dnia wolnego za pracę w dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy
- zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4 na wykonywanie pracy: w przedłużonej normie dobowe, w nadgodzinach, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i w delegacji
Dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego
Na dokumentację związaną z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego składają się przede wszystkim wnioski urlopowe. Znajdziemy tu także ewentualne pisma wystosowane przez pracodawcę do pracownika z przypomnieniem o obowiązku wykorzystania zaległego urlopu, itp.
Kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą
Ta część pozostałej dokumentacji pracowniczej dotyczy dokumentacji wynagrodzeń. Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kart (list) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. W tej części dokumentacji znajdziemy także wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, jeśli takowy wniosek został przez pracownika złożony.
Karta przydziału środków ochrony indywidualnej pracownika
Ostatnią częścią pozostałej dokumentacji pracowniczej jest karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. W tej części przechowywane są także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
Ostatnim tematem, jaki pragniemy poruszyć w dzisiejszym artykule jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Długość okresu przechowywania dokumentacji jest uzależniona od daty zatrudnienia pracownika. Dokumentacja pracowników zatrudnionych od 01.01.2019 roku przechowywana jest przez okres 10 lat. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed tą datą powinna być przechowywana przez okres 50 lat. Okres przechowywania dokumentacji liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Okres przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 może ulec skróceniu z 50 do 10 lat, jeśli pracodawca złoży w ZUS oświadczenie ZUS OSW i raport ZUS RIA. Pod tym linkiem znajdziecie Państwo opublikowaną przez ZUS instrukcję w formie PDF jak prawidłowo wypełnić oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW i ZUS RIA.
Mamy nadzieję, że powyższy artykuł przybliżył Państwu stosunkowo złożone zagadnienie z zakresu kadry i płace, jakim jest kompletowanie dokumentacji pracowniczej. W najbliższym czasie na łamach naszego bloga pojawią się kolejne artykuły dotyczące dokumentacji pracowniczej kompletowanej w trakcie trwania stosunku pracy i na zakończenie współpracy z pracownikiem.
Tych z Państwa, których sprawy zawodowe związane z prowadzoną działalnością nie dają wystarczającej ilości czasu na zajmowanie się sprawami kadrowo-placowymi zapraszamy do współpracy z biurem rachunkowym DD Tax.
Zachęcamy do odwiedzenia strony głównej Bloga naszego biura rachunkowego, na której znajdą Państwo wiele innych pomocnych artykułów i poradników dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, księgowości, oraz kadr i płac.
Jeżeli treść artykułu okazała się być pomocna i chcielibyście Państwo zobaczyć ich więcej w przyszłości to zachęcamy do polubienia naszej strony na Facebook’u i pozostawienie kilku słów komentarza.
