Zamiana biura rachunkowego w trakcie roku
Zmiana biura rachunkowego czasami staje się koniecznością. Długoterminowa współpraca z jednym księgowym niesie niewątpliwie wiele plusów, jednak co zrobić gdy oferowana obsługa księgowa z jakiegoś względu przestaje nam odpowiadać?
Czy możemy zmienić biuro rachunkowe?
Oczywiście, że możemy. Jeśli współpraca z biurem rachunkowym nie przebiega prawidłowo to wręcz powinniśmy je zmienić. Nie róbmy tego jednak impulsywnie. Spokojne przeprowadzenie takiej zmiany gwarantuje, że Twoje rozliczenia będą wykonane terminowo.
Kiedy mogę zmienić biuro rachunkowe?
Biuro rachunkowe możesz zmienić zarówno na koniec roku obrachunkowego, jak i w trakcie roku. Zwróć jednak uwagę, aby zrobić to na koniec okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że dotychczasowe biuro rachunkowe powinno zamknąć bieżący miesiąc, obliczyć podatek i złożyć deklaracje. Pamiętaj o okresie wypowiedzenia określonym w umowie.
Zalecane jest również skontaktowanie się z nowym biurem rachunkowym i przedstawienie profilu swojej działalności oraz rodzaju dokonywanych operacji gospodarczych. Dzięki temu możliwe będzie ustalenie w jakim czasie biuro rachunkowe jest w stanie rozpocząć pracę dla Twojej firmy. Jeśli Twoja działalność jest skomplikowana, nietypowa, zatrudniasz wielu pracowników itp., to możliwe że nowy księgowy będzie potrzebował dłuższego okresu na wdrożenie i zapoznanie się z dokumentacją.
Zmiana biura rachunkowego krok po kroku
-
Zapoznanie się z ofertą biur rachunkowych
Zanim wypowiesz umowę obecnemu księgowemu warto zapoznać się z ofertą innych biur rachunkowych. W trakcie rozmowy przedstaw pokrótce profil swojej działalności. Powiedz w jakiej branży działasz, jakie rodzaje operacji gospodarczych dotychczas wystąpiły w Twojej działalności i czy zatrudniasz pracowników. Poinformuj czy rozliczasz się na podstawie KPiR, czy ksiąg rachunkowych. Te informacje pozwolą określić ile czasu nowe biuro potrzebuje na wdrożenie. Jeśli rozliczasz się na podstawie KPiR i nie zatrudniasz wielu pracowników, to biuro może rozpocząć współpracę właściwie natychmiast.
-
Wypowiedzenie umowy
Umowy o świadczenie usług księgowych zazwyczaj zawierają 2 – 3 miesięczny okres wypowiedzenia. Pamiętaj o sporządzeniu wypowiedzenia w formie pisemnej. Przygotuj wypowiedzenie w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i poproś przedstawiciela biura o podpisanie jednego egzemplarza. W czasie trwania okresu wypowiedzenia masz czas na podjęcie decyzji o wyborze nowego biura rachunkowego.
-
Podpisanie umowy z nowym biurem rachunkowym
Jeśli wybrałeś już nowe biuro rachunkowe, koniecznie podpiszcie umowę. Zwróć uwagę, aby umowa zaczynała obowiązywać w dniu następującym po dniu wygaśnięcia umowy z poprzednim biurem. Jeśli obie strony się na to zgadzają, to nie ma przeszkód aby podpisać umowę z datą przyszłą.
-
Aktualizacja wpisu w CEiDG
Zmieniając biuro rachunkowe zmieniasz podmiot odpowiedzialny za prowadzenie księgowości oraz miejsce przechowywania dokumentacji księgowej. Informacje te zawarte są we wpisie w CEiDG, dlatego konieczne jest ich zaktualizowanie. Masz na to 7 dni od daty zaistnienia zmiany. Aktualizacji możesz dokonać wcześniej wskazując jako datę zaistnienia zmian datę przyszłą. Wniosek aktualizacyjny CEiDG-1 składasz w urzędzie miasta lub gminy lub dokonujesz zmian poprzez platformę internetową.
-
Odbiór dokumentów i przekazanie ich do nowego biura
Umów się z przedstawicielem dotychczasowego biura na odbiór Twojej dokumentacji. Nie możesz z tym zwlekać, ponieważ obowiązkowo musisz przekazać pełną dokumentację do nowego biura rachunkowego. Pamiętaj jednak, że dotychczasowe biuro rachunkowe musi obliczyć podatek i złożyć deklarację za ostatni miesiąc obowiązywania umowy. Biuro nie wyda Ci dokumentacji, przed wywiązaniem się z tego obowiązku.
Biuro ma obowiązek wydać Ci oryginały wszystkie dokumenty, które do niego przekazałeś, a także dokumenty sporządzone przez biuro dla Twojej firmy.
Komplet odbieranych dokumentów, w przypadku przedsiębiorcy rozliczającego się na podstawie KPiR powinien zawierać w szczególności:
- wydruki KPiR za wszystkie miesiące rozliczane przez dane biuro
- rejestry VAT
- deklaracje VAT
- ewidencję środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencję wyposażenia
- dokumentację kadrową i płacową
- deklaracje rozliczeniowe ZUS
- struktury JPK
Przekazując dokumenty klientowi biuro powinno przygotować protokół przekazania zawierający listę przekazywanych dokumentów.
Zachęcamy do odwiedzenia strony głównej Bloga naszego biura rachunkowego, na której znajdą Państwo wiele innych pomocnych artykułów i poradników dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej, księgowości, oraz kadr i płac.
Jeżeli treść artykułu okazała się być pomocna i chcielibyście Państwo zobaczyć ich więcej w przyszłości to zachęcamy do polubienia naszej strony na Facebook’u i pozostawienie kilku słów komentarza.
